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Participer à une exposition va vous demander généralement de prévoir bien plus que le simple coût de l'espace d'exposition, du stand ou de la logistique. Pour garantir le succès de votre présence lors de ce salon et maximiser votre impact, il est absolument nécessaire de prendre en compte des frais souvent ignorés mais qui peuvent faire la différence. En tant que standiste sur-mesure, Walbeez vous présente ces coûts cachés afin de vous aider à élaborer un budget complet pour vos événements.
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Dans un premier temps, prévoir du contenu visuel professionnel est indispensable pour se distinguer. La photographie et la vidéo de qualité peuvent mettre en valeur vos produits, vos coulisses, ou vos préparatifs. Cela va permettre de retenir l'attention de vos futurs clients. Engager un photographe ou un vidéaste professionnel représente un investissement, mais celui-ci est souvent nécessaire pour créer une présence visuelle qui retient l'intérêt. Les tarifs peuvent varier, allant de 300 à 500 euros selon l'expérience et la qualité du travail recherché.
Le design graphique est également à inclure dans votre budget. Créer des visuels attractifs pour des affiches, flyers ou contenus pour les réseaux sociaux va souvent impliquer de faire appel à un designer. Chez Walbeez par exemple nous offrons un service de conception pour vos stands d'exposition. Nous agissons en tant que designer de stand donc.
Mais il est important de prévoir également des ressources pour d'autres besoins promotionnels. Les coûts peuvent dépendre de la complexité du travail, allant de quelques dizaines à plusieurs centaines d'euros.
Voyons ensuite les coûts liés au marketing digital. Pour que votre entreprise soit visible sur internet, des stratégies de référencement naturel (SEO) et de marketing sur les moteurs de recherche (SEM) sont essentielles. Participer à un salon permet d'être visible à un moment T en présentielle. Mais en 2025 il vous faut absolument être présent en ligne. D'autant plus si vos prospects vous rencontrent sur votre stand et essaie de vous chercher sur les moteurs de recherche une fois le salon terminé.
Engager une agence spécialisée peut représenter une dépense mensuelle non négligeable, mais c'est souvent le meilleur moyen de garantir une visibilité optimale avant l'événement. Cela permet de s'assurer que les clients potentiels puissent vous trouver facilement en ligne. Nous sommes aussi une agence marketing digital et nous pouvons vous aider à communiquer en amont de cet évènement et à tout mettre en oeuvre pour que votre organisation soit bel et bien présrnte sur les moteurs de recherche. Et ce, dans les premiers résultats de recherche !
La publicité sur les réseaux sociaux est aussi une autre composante du marketing digital qui n’est pas à négliger. C'est le SEA. Lancer des campagnes publicitaires ciblées sur des plateformes comme Facebook, Instagram ou LinkedIn peut rapidement faire grimper le budget, surtout si vous souhaitez toucher une audience large. Néanmoins, cela permet de créer une présence en ligne forte et de préparer le terrain pour maximiser l'impact de votre stand lors de l'exposition.
Parlons ensuite des RP. Pour maximiser la portée de votre participation, pensez à une stratégie de relations publiques. La création et la diffusion de communiqués de presse, ainsi que l'organisation de pré-événements pour les médias ou les influenceurs, peuvent engendrer des coûts supplémentaires.
Mais ces activités visent à créer du buzz avant l'événement et ainsi attirer plus de visiteurs sur votre stand. Il est souvent nécessaire de prévoir un budget pour la création de kits presse et pour l'embauche d'une agence de relations publiques afin d'assurer une couverture optimale.
Ensuite, il va falloir allouer un buget aux autres supports promotionnels. Les supports imprimés tels que les brochures, catalogues et bannières sont une partie importante de la présentation de votre stand. Bien qu'il soit possible de réduire ces coûts en ajustant la quantité ou la qualité d'impression, ils peuvent tout de même s'élever rapidement. Prévoir un budget pour ces éléments permet de vous assurer que votre stand soit à la fois esthétique et informatif. C'est bien le but non ?
C'est ce qu'on appelle le merchandising promotionnel. Comme des stylos, sacs ou goodies, qui sontégalement un excellent moyen de renforcer la mémorisation de votre marque par les visiteurs. Par exemple si vous êtes une entreprise du secteur de la santé, vous pouvez très bien fournir des mini solutions hydroalcooliques à l'image de votre marque gratuitement à vos prospects et futurs clients une fois sur place. pratiques, utiles et qui permettent de retenir votre marque. Cependant, ces petits cadeaux peuvent vite s'accumuler au niveau des coûts, surtout si vous avez besoin d'en produire une grande quantité.
Enfin la logistique est une autre catégorie de frais souvent sous-estimés. Le transport des matériaux promotionnels, des éléments du stand et d'autres équipements vont nécessiter une planification minutieuse et peut entraîner des coûts élevés, surtout si l'événement se déroule loin de votre entreprise. Prévoir également une couverture d'assurance adaptée pour protéger vos biens lors de l'exposition est une mesure de précaution à ne pas oublier.
En tant que standiste, nous prévoyons automatiquement ces services. Vous n'avez plus à vous soucier de ces coûts cachés.
Pour terminer, il est absolument non négligeable de prévoir ces coûts supplémentaires lors de l'élaboration de votre budget d'exposition. Cela va vous permetre d'éviter les mauvaises surprises.
Walbeez peut vous aider à concevoir un stand d'exposition modulable qui répond à vos attentes tout en optimisant les coûts. Nos stands modulaires sont adaptables, ce qui vous évite d'avoir à investir dans de nouveaux équipements à chaque événement. De plus, en vous appuyant sur notre équipe d'experts, vous pouvez vous concentrer sur l'essentiel : atteindre vos objectifs et faire rayonner votre marque !
Pour en savoir plus sur nos solutions de stands modulables ou pour obtenir un devis, contactez notre équipe. Nous sommes prêts à vous accompagner dans la réalisation de votre prochain événement et à vous aider à maîtriser vos coûts tout en maximisant l'impact de votre présence.
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